Om een project te kunnen indienen moet uw vereniging of organisatie, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is in Limburg, net zoals LIMEPAR vzw een vereniging zonder winstgevend doel zijn,  Dit is een dwingende voorwaarde.

Het is ook belangrijk dat er duidelijk omschreven wordt wat het project concreet inhoudt. De bedoeling is dat het project in Limburg plaats vindt. Vaag omschreven projecten of projecten opgenomen in een groter concept worden minder snel weerhouden.

Verder dient het project schriftelijk ingediend te worden bij het secretariaat of bij één van de leden van de raad van bestuur en dit ten laatste in de maand oktober, voorafgaand aan het volgende werkjaar.De raad van bestuur weegt dan de verschillende ingediende projecten tegen elkaar af en maakt daarna zijn voorkeur bekend aan de algemene vergadering. De algemene vergadering wordt in het begin van het werkjaar samengeroepen en beslist dan uiteindelijk welk project weerhouden wordt.

Het weerhouden project wordt op de lentereceptie aan de leden voorgesteld. Tijdens het nieuwe werkjaar wordt rond dit project gewerkt en gespaard en de uiteindelijke som wordt dan het jaar nadien op de lentereceptie overhandigd.

Een project dat niet weerhouden wordt door de algemene vergadering mag, volgens de geldende procedure, het volgende jaar opnieuw ingediend worden.